Как с помощью планирования научить трудоголика отдыхать
"Я прислушалась к себе и поняла, что мне нужна помощь в планировании. Правда на уровне "продвинутого пользователя", так как я довольно организованный и пунктуальный человек, но есть некоторые важные для меня вещи, которые в моём расписании "топорщатся" и не хотят вписываться в рутину", — с этого началось наше общение с Оксаной.
Оксана — маркетинговый стратег с 10-летним опытом , помогает преимущественно микробизнесам и фрилансерам, но иногда и крупным компаниям. Живет с мужем и 2-х летним сыном в аргентинской провинции. Работает с клиентами по всему миру, управляет двумя квартирами в Буэнос-Айресе, ведет блог и радиоэфиры на местном радио, в этом году начала предлагать свои услуги на аргентинском рынке.
Она обратилась ко мне с желанием найти время для дел, до которых никак не доходили руки: в том числе наладить ведение соц сетей, чаще писать статьи для блога и выходить в живые эфире в Facebook на регулярной основе.
Она обратилась ко мне с желанием найти время для дел, до которых никак не доходили руки: в том числе наладить ведение соц сетей, чаще писать статьи для блога и выходить в живые эфире в Facebook на регулярной основе.
Анализ ситуации
Оксана не была новичком в планировании: у неё записаны цели на год в виде направлений развития, она планировала на месяц вперёд, а также вписывала в календарь задачи, связанные со взаимодействием с другими людьми. Кроме этого, Оксана составляла с утра план на день в обычном блокноте А4.
Однако в её системе отсутствовало планирование недели. Важные, но несрочные дела, такие как чтение новостей индустрии, обучение, подготовка к живым эфирам и другие задачи на развитие не всегда попадали в список дел на день.
Однако в её системе отсутствовало планирование недели. Важные, но несрочные дела, такие как чтение новостей индустрии, обучение, подготовка к живым эфирам и другие задачи на развитие не всегда попадали в список дел на день.
Преимущество недельного планирования состоит в том, что мы можем распределять дела на 5 или 6 дней вперед и искать для них подходящее время. У нас появляется больше пространства для планирования важных, но несрочных задач.
Многие из важных дел, которым Оксана хотела уделять время, были по сути мини-проектами. Их выполнение состояло из 5-10 последовательных действий. Оксана затруднялась найти для этих проектов время в расписании. Это происходило потому, что они не были поделены на небольшие конкретные подзадачи, которые легко выполнить за один подход.
Очень легко отвлечься или даже избежать начала работы, когда задача кажется невероятно огромной. Гораздо легче выполнить небольшую конкретную задачу и найти для неё место в тесном рабочем графике. Поэтому я советую делить крупные задачи на несколько маленьких и выполнять их по одной за раз.
Я отметила в анкете для подготовки к консультации, что Оксана не уделяет достаточно времени отдыху и потом, по её словам, "валяется трупом под луной". В её жизни бывают периоды, когда она чувствует профессиональное выгорание и часто болеет. На консультации мы решили, что посвятим особое внимание планированию отдыха.
Что я предложила
Составлять в конце каждой недели список важных дел на следующую неделю. В этот список входили такие задачи, как написание статьи для блога, обучение, работа над проектами, чтение новостей индустрии. А также задачи из сферы заботы о себе — йога, массаж, медитации.
Мы присвоили отдыху такой же приоритет, как и рабочим задачам. Это повысило вероятность того, что Оксана будет уделять время расслаблению и перестанет загонять себя до бесчувственного состояния.
Этот список Оксана использовала для планирования недели, находя для важных задач подходящее место в расписании.
Например, на консультации Оксана отметила, что для написания статьи для блога ей нужно, чтобы ее никто не отвлекал, и чтобы на нее "не давило время". Мы решили, что писать можно в кафе, в пятницу, когда муж приходит раньше с работы и занимается сыном. Я посоветовала использовать это время каждую неделю для работы над задачами, требующими высокой концентрации.
Я попросила Оксану оценить, сколько времени займет выполнение небольших задач по проектам. Например, мы определили, что на изменения уроков курса "Карьера фрилансеров" ей понадобится 45 минут. Это значит, что для работы над курсом нужно искать в расписании "окно" в 45 минут.
Я предложила выделить на чтение новостей и обучение постоянное время в плане дня. Оксана решила, что будет читать новости за завтраком и обедом.
Например, на консультации Оксана отметила, что для написания статьи для блога ей нужно, чтобы ее никто не отвлекал, и чтобы на нее "не давило время". Мы решили, что писать можно в кафе, в пятницу, когда муж приходит раньше с работы и занимается сыном. Я посоветовала использовать это время каждую неделю для работы над задачами, требующими высокой концентрации.
Я попросила Оксану оценить, сколько времени займет выполнение небольших задач по проектам. Например, мы определили, что на изменения уроков курса "Карьера фрилансеров" ей понадобится 45 минут. Это значит, что для работы над курсом нужно искать в расписании "окно" в 45 минут.
Я предложила выделить на чтение новостей и обучение постоянное время в плане дня. Оксана решила, что будет читать новости за завтраком и обедом.
Как мы продвигались в сопровождении
Так выглядит таблица "Уже молодец/потом молодец".
Каждую неделю Оксана заполняла "Обзор недели". Я включаю в обзор таблицу "Уже молодец, потом молодец". Колонка "Уже молодец" помогает отмечать достижения и концентрироваться на том, что получилось. Колонка "Потом молодец" - не терять невыполненные задачи и переносить их на следующую неделю.
В обзоре 1-й недели Оксана отметила, что у нее получилось уделить время делам, до которых раньше не доходили руки: "Прочитала несколько кейсов и пару статей о трендах. Очень собой довольна".
В обзоре 1-й недели Оксана отметила, что у нее получилось уделить время делам, до которых раньше не доходили руки: "Прочитала несколько кейсов и пару статей о трендах. Очень собой довольна".
Однако наладить отдых пока не получилось. На вопрос "Как прошла твоя неделя?" она ответила: "Ощущения были так себе. Мне надо как-то научиться планировать отдых так, чтобы сознательно выделять время на восстановление. А то я вечно бегу до тех пор, пока не свалюсь замертво".
Но уже 2-я неделя выглядела гораздо более расслабленной. Несмотря на большое количество работы, Оксана нашла время на рефлексологию и йогу. Каждый день во время детского сна она проходила один урок курса, который давно хотела изучить.
На 3-й и 4-й неделе мы закрепили результат. Меня очень порадовал ответ Оксаны на вопрос, получается ли у нее больше отдыхать: "Я стала спокойно обедать, а не запихивать еду в рот на ходу, глядя на часы. В пятницу я привела сына из садика, уложила спать и легла сама, потому что иначе бы не дожила до вечера".
На 5-й неделе мы совершили качественный скачок в направление отдыха. Оксана написала в обзоре: "Накануне в пятницу днем я отодвинула все дела и легла спать. А в это воскресенье без всяких угрызений совести с моей стороны мы поехали за город обедать в гольф-клуб и греться на зимнем солнце. Глядя в план недели я понимаю, что я это более чем заслужила".
Но уже 2-я неделя выглядела гораздо более расслабленной. Несмотря на большое количество работы, Оксана нашла время на рефлексологию и йогу. Каждый день во время детского сна она проходила один урок курса, который давно хотела изучить.
На 3-й и 4-й неделе мы закрепили результат. Меня очень порадовал ответ Оксаны на вопрос, получается ли у нее больше отдыхать: "Я стала спокойно обедать, а не запихивать еду в рот на ходу, глядя на часы. В пятницу я привела сына из садика, уложила спать и легла сама, потому что иначе бы не дожила до вечера".
На 5-й неделе мы совершили качественный скачок в направление отдыха. Оксана написала в обзоре: "Накануне в пятницу днем я отодвинула все дела и легла спать. А в это воскресенье без всяких угрызений совести с моей стороны мы поехали за город обедать в гольф-клуб и греться на зимнем солнце. Глядя в план недели я понимаю, что я это более чем заслужила".
К каким результатам мы пришли
Меня очень порадовало, когда в обзоре 5-й, последней недели сопровождения Оксана написала в ответ на вопрос "Что ты сделала на прошлой неделе для своего здоровья, отдыха, хорошего самочувствия?: "На этих выходных качественно от души ленилась. Тупила в пространство, пила кофе, читала новости. Прям с чувством. В пятницу была у остеопата, крутили мою заклинившую шею".
Обзоры недели помогли Оксане почувствовать, что она "супер продуктивный молодец", делает все возможное для продвижения к своим целям и может себе позволить больше отдыхать.
У Оксаны по ее словам появилось "ощущение завершенности в конце недели и достаточности времени". В конце последней недели сопровождения она написала: "По ощущениям, планирование на неделю вперёд и такое подведение итогов каждой недели мне очень помогло понять, что для меня важно в краткосрочной перспективе и корректировать свое движение, ускоряясь и замедляясь по самочувствию. Ну и уделять внимание этому самому самочувствию. Раньше я на него как-то болт забивала".
После возвращения из 2-х недельного отпуска Оксана поделилась со мной: "Хотела похвастаться нашими совместными успехами. Я сама составила план на эту неделю и потихоньку его выполняю".
Обзоры недели помогли Оксане почувствовать, что она "супер продуктивный молодец", делает все возможное для продвижения к своим целям и может себе позволить больше отдыхать.
У Оксаны по ее словам появилось "ощущение завершенности в конце недели и достаточности времени". В конце последней недели сопровождения она написала: "По ощущениям, планирование на неделю вперёд и такое подведение итогов каждой недели мне очень помогло понять, что для меня важно в краткосрочной перспективе и корректировать свое движение, ускоряясь и замедляясь по самочувствию. Ну и уделять внимание этому самому самочувствию. Раньше я на него как-то болт забивала".
После возвращения из 2-х недельного отпуска Оксана поделилась со мной: "Хотела похвастаться нашими совместными успехами. Я сама составила план на эту неделю и потихоньку его выполняю".
Отзыв Оксаны
Я пришла к Лере со смесью скепсиса (ну, что такого нового ты мне расскажешь, что я ещё не знаю), страха (а вдруг я неизлечима) и надежды. Скепсиса — потому что у меня уже был немалый опыт в планировании и управлении своим бизнесом. В своё время я жонглировала подрядчиками, клиентами, договорами, взаимоотношениями с налоговой и прочими составляющими маркетингового агентства. Страха — потому что боялась, а вдруг человеку со стороны очевидно, что я пытаюсь впихнуть невпихуемое, и мне придётся решительно отказаться от какой-то части своих планов по захвату мира. Ну а с надеждой всё понятно, это основной двигатель взаимодействия с любым специалистом.
После нескольких недель плотной работы я ушла от Леры с новой привычкой планировать неделю и выделять в ней место и время для всего, что мне нужно и важно. При этом ориентироваться на собственное самочувствие, реально оценивать силы и не есть себя потом поедом, что "вот жешь, опять чего-то не сделала". День оказался слишком коротким промежутком, чтобы наблюдать собственный прогресс и контролировать темп, месяц — слишком длинным, а вот неделя — в самый раз.
Мне было особенно ценно, что в Лере я нашла внимательного читателя моих отчётов, наполненных душевными терзаниями, неуверенностью в себе, радостью от успехов и волнением от того, удастся ли воплотить всё задуманное. Доброжелательно-заинтересованный тон её комментариев заряжал мотивацией не сдаваться и двигаться дальше.
Вообще я могу долго петь Лере дифирамбы, но самым главным для меня стало то, что я обрела новую полезную привычку, которая существенно облегчила мне жизнь, за что Лере от меня огромное человеческое спасибо.
После нескольких недель плотной работы я ушла от Леры с новой привычкой планировать неделю и выделять в ней место и время для всего, что мне нужно и важно. При этом ориентироваться на собственное самочувствие, реально оценивать силы и не есть себя потом поедом, что "вот жешь, опять чего-то не сделала". День оказался слишком коротким промежутком, чтобы наблюдать собственный прогресс и контролировать темп, месяц — слишком длинным, а вот неделя — в самый раз.
Мне было особенно ценно, что в Лере я нашла внимательного читателя моих отчётов, наполненных душевными терзаниями, неуверенностью в себе, радостью от успехов и волнением от того, удастся ли воплотить всё задуманное. Доброжелательно-заинтересованный тон её комментариев заряжал мотивацией не сдаваться и двигаться дальше.
Вообще я могу долго петь Лере дифирамбы, но самым главным для меня стало то, что я обрела новую полезную привычку, которая существенно облегчила мне жизнь, за что Лере от меня огромное человеческое спасибо.
Оксана Железнова
консультант по стратегическому маркетингу для микробизнесов