Как заниматься несколькими проектами одновременно
"Я понимаю, что делать с каждым из них по отдельности, но мне непонятно, как все это может уложиться в мое расписание", — прокомментировала задачу Лена.
Лена — коуч и специалист по семейным финансам из Тель-Авива. Она мама трёх замечательных детей, веселая, живая и общительная. Лена обучает ведению семейного бюджета и помогает семьям выбираться из долгов. Кроме бизнеса и детей, у Лены большое количество разнообразных интересов. Она занимается спортом, много путешествует, обожает книги и ведет читательский клуб.
Лена пришла ко мне со списком из 11 (!) проектов. Она хотела решить, что делать в первую очередь, и от чего, возможно, стоит отказаться. Мы поставили цель — найти место для важных задач по проектам в недельном графике, и при этом не впадать в стресс.
Лена пришла ко мне со списком из 11 (!) проектов. Она хотела решить, что делать в первую очередь, и от чего, возможно, стоит отказаться. Мы поставили цель — найти место для важных задач по проектам в недельном графике, и при этом не впадать в стресс.
Что было в списке
- Задачи по управлению семейными финансами.
- Забота о детях и планирование досуга семьи.
- Обучение на трех курсах параллельно с посещением занятий и выполнением домашних заданий.
- Задачи по продвижению её бизнеса в Facebook
- Нетворкинг. Лена — участница крупной нетворкинг-организации. Главный вопрос, который интересовал Лену: как тратить меньше времени на встречи один на один с другими участниками и получать от них больше пользы?
- Работа с клиентами, которая включала встречи и написание отчетов. Лене очень важно обслуживать клиентов с полной отдачей, чтобы клиенты вовремя получали обратную связь.
- Проект построения онлайн-школы по управлению финансами и грамотному ведению семейного бюджета.
Как мы работали
Мы проанализировали расписание встреч и другие дела за последние 2 недели. Первое, что мы увидели — это большое количество "окон".
Окна — это промежутки времени в 30 минут - 1 час, которые возникают между встречами или другими делами. Нам сложно эффективно использовать это время, если мы не планируем заранее, чем заняться. Поэтому зачастую время тратится впустую.
Я предложила Лене два варианта заполнения "окон".
- Отказаться от них по мере возможности, планируя встречи одну за другой с небольшим перерывом на отдых. Это не всегда возможно, когда мы зависим от других людей. Поэтому мы решили сократить количество встреч один на один с участниками нетворкинг-группы до двух в неделю.
- Иметь гибкий список небольших задач, которые можно выполнять в образовавшиеся перерывы между встречами с клиентами.
Гибкий список задач не привязан ко времени. Их желательно сделать, но если не получится, последствий не будет, можно перенести на завтра. Иметь такой список на каждый день или на неделю помогает эффективно использовать "окна": не думать, чем заняться, и сразу браться за дело.
Мы с Леной договорились изменить систему записей. Она выделила один лист на каждый проект в отдельном блокноте, который назвала "Мои проекты". Для каждого проекта Лена записала 4-5 задач на ближайшее время (задачи добавляются по мере продвижения проекта).
Первый план следующей недели мы составили вместе с Леной. Мы использовали смешанный метод планирования. Главный его принцип — разделение задач на два вида. У нас есть дела, для которых определено время, и список важных задач, которые не привязаны ко времени.
Первый план следующей недели мы составили вместе с Леной. Мы использовали смешанный метод планирования. Главный его принцип — разделение задач на два вида. У нас есть дела, для которых определено время, и список важных задач, которые не привязаны ко времени.
В конце каждой недели Лена составляет план следующей недели. В начале она составляет "Список важных дел", включая задачи по проектам, которые она берет из блокнота "Мои проекты". По ее словам, она смотрит на проекты и решает, что важнее всего сделать на этой неделе.
Затем она вносит в недельный план задачи, для которых определено время. Это встречи с клиентами, нетворкинг, обучение на курсах, детские кружки, спорт.
После этого считает, сколько времени у нее остается каждый день и суммирует эти часы. Допустим, у нее есть 20 часов в неделю. Это дает понимание, сколько времени у неё остается на другие задачи из списка важных дел, и находит для них место в недельном расписании. Если не получается выполнить задачу за один подход, она делит ее на 2 дня или больше.
Лена говорит, что она старается записывать конкретные задачи, выполнение которых приводит к результату. Например, вместо "позаниматься НЛП" она пишет "повторить материал 3-го занятия". Вместо "поработать над онлайн курсом" — "сделать презентацию 1-го урока".
Затем она вносит в недельный план задачи, для которых определено время. Это встречи с клиентами, нетворкинг, обучение на курсах, детские кружки, спорт.
После этого считает, сколько времени у нее остается каждый день и суммирует эти часы. Допустим, у нее есть 20 часов в неделю. Это дает понимание, сколько времени у неё остается на другие задачи из списка важных дел, и находит для них место в недельном расписании. Если не получается выполнить задачу за один подход, она делит ее на 2 дня или больше.
Лена говорит, что она старается записывать конкретные задачи, выполнение которых приводит к результату. Например, вместо "позаниматься НЛП" она пишет "повторить материал 3-го занятия". Вместо "поработать над онлайн курсом" — "сделать презентацию 1-го урока".
О результатах словами Лены
"Результат развивается, он не статичен! Личный профиль в Facebook активен. Я не забрасываю посты, пишу, отвечаю на комментарии, потому что у меня выделено на это время. Запись курса идет медленно, но верно. Я закончила программу курса, записала бесплатный продукт. Готовы презентации к каждому уроку".
Главное, что выделяет Лена: "После консультации ко мне пришло сумасшедшее количество клиентов. И я выжила! Несмотря на нагрузку последних месяцев, когда много чего важно и срочно, я продвигаюсь с тем, что важно, но не срочно. Например, онлайн курс — это супер важно и также супер не срочно".
Главное, что выделяет Лена: "После консультации ко мне пришло сумасшедшее количество клиентов. И я выжила! Несмотря на нагрузку последних месяцев, когда много чего важно и срочно, я продвигаюсь с тем, что важно, но не срочно. Например, онлайн курс — это супер важно и также супер не срочно".
Отзыв Лены
Я обратилась к Лере, чтобы получить помощь. Дело в том, что в последнее время я погрязла в огромном количестве задач, и как результат перестала вообще продвигаться к своим целям. Даже писать умные посты в ФБ стало почти невмоготу.
Я подготовила для Леры список из 11 (!) проектов, в которых мне важно участвовать и продвигать (часть рабочие, часть семейные и личные). В каждом проекте было от 5 до 15 задач. Ну вы поняли, в каком я состоянии явилась.
Лера четко объяснила мне, что к чему и где именно у меня проколы. Вышла я с расписанной неделей и понятным форматом, как это делать дальше самостоятельно.
Сегодня благодаря её помощи уже родились результаты. А именно, четко прописанные три новые услуги, которые я предоставляю.
Несмотря на очень жесткий график, те же 11 проектов (я честно пыталась сказать нескольким из них "нет", но у меня не получилось) и большой поток клиентов, я успеваю продвигать проекты из категории "важно, но не срочно". И параллельно учиться на трех курсах. Я считаю это самым главным результатом.
Я ужасно довольна и благодарна, что обратилась к Лере. Рекомендую людям, которые любят, чтобы у них в жизни было много проектов и впечатлений, но при этом не хотят загибаться и хотят оставаться спокойными. Женщинам, для которых важен баланс семья-работа, которые сами хозяева своего времени и хотят использовать его эффективно.
Я подготовила для Леры список из 11 (!) проектов, в которых мне важно участвовать и продвигать (часть рабочие, часть семейные и личные). В каждом проекте было от 5 до 15 задач. Ну вы поняли, в каком я состоянии явилась.
Лера четко объяснила мне, что к чему и где именно у меня проколы. Вышла я с расписанной неделей и понятным форматом, как это делать дальше самостоятельно.
Сегодня благодаря её помощи уже родились результаты. А именно, четко прописанные три новые услуги, которые я предоставляю.
Несмотря на очень жесткий график, те же 11 проектов (я честно пыталась сказать нескольким из них "нет", но у меня не получилось) и большой поток клиентов, я успеваю продвигать проекты из категории "важно, но не срочно". И параллельно учиться на трех курсах. Я считаю это самым главным результатом.
Я ужасно довольна и благодарна, что обратилась к Лере. Рекомендую людям, которые любят, чтобы у них в жизни было много проектов и впечатлений, но при этом не хотят загибаться и хотят оставаться спокойными. Женщинам, для которых важен баланс семья-работа, которые сами хозяева своего времени и хотят использовать его эффективно.
Лена Эйдельман
консультант по семейным финансам